Cómo aprender a organizarte con los fundamentos de la planificación ágil

¿Nunca os ha pasado que os comprometéis en exceso y no llegáis a vuestro objetivo?

Hola, soy Davina. Madre, enfermera, estudiante y trabajadora al mismo tiempo. ¿Cómo lo consigo? Puedo decir que el trabajo duro y la agilidad son mis aliadas.

Me encantan mis cuatro roles, pero a veces es complicado de gestionar sin caer antes en la frustración, el estrés o la ansiedad.

¿Cómo poder abarcarlo con éxito?

Intentando analizar mis rutinas, observé que el problema no era el objetivo final, sino el no saber trocear y priorizar mis objetivos a corto tiempo.

Gracias a investigar sobre agilidad, me di cuenta de que es un problema muy común y que, por suerte, ya existe una solución.

¿Te animas a saber más?

1- Ser una persona ágil:

La agilidad es un término del que todo el mundo habla, pero ¿qué significa realmente y por qué se ha convertido en un concepto tan popular?

Vivimos en un entorno cambiante, y, para poder adaptarnos y evolucionar de manera óptima, necesitamos la habilidad de tener visión, flexibilidad y confianza que nos permitan resolver problemas. Todo ello, en un entorno que nos está desafiando constantemente.

Por ejemplo, piensa en la agilidad de tu organización:

¿Cómo respondes a los cambios?

¿Cómo te enfrentas y resuelves desafíos?

Cuando la mayoría de las personas piensa en agilidad, piensan en estructuras, metodologías y procesos, pero creo que la agilidad es más que eso. La agilidad no es solo un entorno de trabajo, o una receta a seguir.

La agilidad tiene una parte humana e individual que nos ayuda a tener una mejor calidad de vida. Esto nos lleva a una mejor gestión, menos estrés y ansiedad, etc. Lo que equivale a menos taquicardias, menos insomnio, mejor salud mental y fisiológica.

Por ello, es importante tomar consciencia del problema o lugar del que partimos y cómo nos gustaría resolverlo o solucionarlo a futuro.

2- Analizar el problema y empezar ágil

Una vez ya hemos contemplado y analizado nuestro problema a nivel general, para poder resolverlo primero hemos de trocearlo en problemas mucho más pequeños. La idea es tener problemas tan pequeños que sea rápido y fácil llegar a una solución.

¿Te apetece que pongamos un ejemplo?

Supón por un momento que eres una enfermera o enfermero de CAP y cada mañana te llegan pacientes a consulta, pero no sabes en qué sala te pondrán ni por cuánto tiempo.

Al llegar a tu trabajo, tienes tu listado de pacientes con el horario de sus citas. Hasta ese mismo día no sabes en qué despacho te tocará hacer sus visitas.

¿Cómo trabajaríais para ser enfermeras/os ágiles?

3- Trocear el problema y priorizar en historias de usuario

Las historias de usuario son los problemas ya troceados, enfocados de forma clara, sencilla y concisa. El objetivo de dividir los problemas en más pequeños es poder solucionarlos de forma rápida y casi sin darte cuenta.

Al escribir las historias de usuario, se suele seguir el patrón rol-función-beneficio para que sean más entendibles, breves y precisas para todos:

-Como [tipo de usuario / rol]

-Quiero [una acción / un objetivo]

-Para que [un beneficio / valor / motivación]

La finalidad de las historias de usuario es recordar el objetivo inicial del trabajo a desarrollar. Se trata de anotar algunas palabras clave para captar lo esencial de la función, y archivarlo para una fecha posterior.

Y te preguntarás que por qué una fecha posterior… ¿Por qué capturar solamente unas pocas palabras clave y no profundizar en el requisito completo? Muy sencillo, procrastinar a veces beneficia y hace que ahorres trabajo en un futuro no muy lejano.

Realmente no sabemos en qué momento vamos a llegar a esa pieza del problema o si la vamos a necesitar. Puede que no lleguemos a tener que solucionar alguno de nuestros problemas troceados porque, para cuando lo hagamos, el mundo habrá cambiado y quizá ya no haga falta. O quizá, la solución a ese problema sea muy distinta.

Así que, para ahorrarnos tiempo y trabajo que puede resultar inútil en un futuro, se recomienda aplazar la inmersión en los detalles de bajo nivel hasta más tarde.

Dicho esto, vamos a crear nuestras historias de usuario, teniendo en cuenta la prioridad de resolver cada trozo de nuestro problema, basándonos en el ejemplo anterior de la enfermera:

• COMO enfermera, QUIERO saber cuándo llegan los pacientes al centro, PARA asignarles la sala de espera que corresponde

• COMO enfermera, QUIERO saber qué pacientes no podrán asistir, PARA poder agilizar las visitas sin esperar a pacientes que por algún imprevisto no podrán asistir

• COMO enfermera, QUIERO que mis pacientes puedan reprogramar la visita, PARA que no pierdan visitas y poder tener un buen seguimiento de su salud.

4- Verificar que las historias de usuario se han resuelto exitosamente (criterios de aceptación)

Existe un concepto llamado "criterios de aceptación" (en inglés: "Acceptance criteria").

Dichos criterios, se podrían definir como las características que un producto debe cumplir para verificar que lo que se ha desarrollado entrega el valor que se esperaba, o cumple las expectativas de lo que se necesitaba.

Los criterios de aceptación han de tener una serie de características:

- No ambigüedad: Deben ser interpretados de una única manera por cualquier persona.

- Atomicidad: Solo deben de ser evaluados si cumplen o si no cumple (no existen resultados parciales).

- Verificable: Deben estar escritos de forma que cualquier persona los pueda verificar rápidamente.

- Completos: El grupo de criterios de aceptación debe incluir todos los requisitos funcionales.

¿Cómo escribir nuestros criterios de aceptación?

Una de las técnicas más comunes para escribir estos criterios de manera que posean todas las características se denomina técnica de comportamiento. Se llama así porque se basa en describir el comportamiento de estos problemas que hemos troceado anteriormente.

-Dado [cierta condición]

-Cuando [un evento o acción]

-Entonces [una consecuencia]

En el caso de que todos los criterios se cumplan, se puede dar por finalizada esa historia de usuario. Es decir, hemos creado una solución perfectamente funcional para el mini-problema que queríamos resolver.

¿Practicamos juntos?

1. COMO enfermera, QUIERO saber cuándo llegan los pacientes al centro, PARA asignarles la sala de espera que corresponde

Criterios de aceptación:

• DADO una enfermera que quiere mejorar la gestión de visitas de sus pacientes

• CUANDO los pacientes confirmen su llegada al centro

• ENTONCES se les asignará la sala de espera para evitar confusiones por parte de los pacientes y, además, la enfermera tendrá constancia de su llegada de forma exitosa.

2. COMO enfermera, QUIERO saber qué pacientes no podrán asistir, PARA poder agilizar las visitas sin esperar a pacientes que por algún imprevisto no podrán asistir

Criterios de aceptación:

• DADO, una enfermera que quiere mejorar la gestión de visitas de sus pacientes

• CUANDO los pacientes anulen o reprogramen la visita

• ENTONCES llegará un aviso al centro y la enfermera, que al estar informada, podrá seguir con los siguientes pacientes sin esperar por el que no llega a consulta.

3. COMO enfermera, QUIERO que mis pacientes puedan reprogramar la visita, PARA que no pierdan citas y poder tener un buen seguimiento de su salud.

Criterios de aceptación:

• DADO una enfermera que quiere mejorar el seguimiento de sus pacientes

• CUANDO los pacientes no puedan asistir a la consulta

• ENTONCES tendrá opción de reagendar la visita sin esfuerzo, esperas, ni llamadas.

Conclusiones

A todas las personas que aún no hayáis utilizado este tipo de metodología, os animo a que empecéis a implementarla en vuestra vida diaria.

Abordar un problema, trocearlo en problemas más pequeños, y solucionarlos uno a uno, hace que, casi sin darte cuenta, puedas llegar a solucionar aquello que en un principio parecía ser un problemón casi imposible de resolver.

No quieras resolver los problemas de una sola vez, para así evitar frustración, bloqueo y ansiedad. Dedícate un tiempo a analizar la situación y asegúrate de organizar, desgranar y priorizar los diferentes pasos para solucionarlo en forma de historias de usuario. Si lo haces bien, y con unos buenos criterios de aceptación, podrás resolver casi cualquier tipo de problema que te puedas encontrar en la vida, por complejo que parezca.

Y si conseguís encontrar las historias de usuario para conseguir solucionar el reto de la vida eterna, enviádmelas y quitaré el casi a “casi cualquier tipo de problema”.